Sehen Sie, was ein Meeting wirklich kostet: Teilnehmerzahl mal Stundensatz mal Dauer.
Meetings ihren Preis wert machen
Der wahre Preis eines Meetings ist das Gehalt aller Anwesenden. Ein einstündiges Meeting mit acht Personen entspricht einem vollen Arbeitstag, und ein wöchentlicher Termin kostet denselben Betrag fünfzigmal im Jahr. Die Zahl zu sehen verändert meist die Diskussion darüber, ob das Meeting nötig ist.
Fragen Sie vor der Terminbuchung, ob wirklich alle Eingeladenen nötig sind, ob es halb so lang ginge und ob ein schriftliches Update dasselbe leisten würde. Die Teilnehmerliste zu kürzen spart meist am schnellsten, da die Kosten direkt mit der Personenzahl steigen.
Eine feste wöchentliche Stunde mit acht Personen kostet 16.800 im Jahr
Niemand genehmigt einen Posten über 16.800 ohne Diskussion, doch ein wiederkehrendes Meeting erreicht diese Summe, ohne dass jemand etwas unterschreibt. Die Kosten sind unsichtbar, weil sie nie in einem Budget auftauchen — bezahlt wird aus bereits gebundenen Gehältern.
So wird gerechnet
- Multipliziert Teilnehmerzahl, Dauer und Stundenkosten und beziffert so ein einzelnes Meeting.
- Rechnet mit Vollkosten statt bloßem Gehalt — genau dort greifen die meisten Schätzungen zu kurz.
- Rechnet wiederkehrende Termine aufs Jahr hoch, denn die Jahressumme macht die Entscheidung offensichtlich.
Stundensatz = Gehalt ÷ 2.080 Vollkosten = Stundensatz × 1,3 Arbeitgeberabgaben, Leistungen, Gemeinkosten je Meeting = Teilnehmende × Stunden × Vollkosten jährlich = je Meeting × Termine pro Jahr
Rechenbeispiel
Ein wöchentliches Ein-Stunden-Meeting mit acht Personen bei 70.000 Durchschnittsgehalt, 48 Wochen im Jahr.
- Stundensatz: 70.000 ÷ 2.080 = 33,65
- Vollkosten: 33,65 × 1,3 = 43,75
- je Meeting: 8 × 1 × 43,75 = 350
- jährlich: 350 × 48 = 16.800
16.800 im Jahr für eine wiederkehrende Stunde. Eine Halbierung auf dreißig Minuten spart 8.400; die Teilnehmerzahl von acht auf fünf zu senken spart 6.300, ohne das Meeting zu kürzen.
Das Ergebnis lesen
- Der Vollkostenfaktor fehlt in den meisten Rechnern. Arbeitgeberabgaben, Leistungen, Ausstattung und Gemeinkosten schlagen üblich 25–40% auf das Gehalt, also unterschätzt eine Rechnung auf bloßem Gehalt das Meeting um rund 23%.
- Gezählt wird nur die Stunde selbst. Vorbereitung, der Kontextwechsel davor und danach sowie die Zeit bis zur Rückkehr in konzentrierte Arbeit sind real und alle ausgeklammert — 16.800 ist damit eine Untergrenze, keine Schätzung.
- Der wirksamste Hebel ist meist die Teilnehmerliste, nicht die Uhr. Drei Personen aus einer wöchentlichen Stunde zu nehmen spart mehr, als die meisten Teams durch eine Viertelstunde weniger erreichen — und kostet nichts, wenn diese drei nur zum Mithören da waren.
- Manche Meetings sind weit mehr wert, als sie kosten. Sie zu beziffern zielt nicht auf Abschaffung, sondern darauf, den Tausch sichtbar zu machen, damit die reinen Gewohnheitstermine als solche erkennbar werden.
Häufige Fragen
- Sind die Kosten nicht ohnehin versenkt? Alle sind fest angestellt.
- Gebunden ist die Zeit, nicht ihre Verwendung. Die relevante Frage lautet, was diese Stunde sonst hervorbrächte. Angestelltenzeit als kostenlos zu behandeln ist genau der Grund, warum sich wiederkehrende Termine anhäufen, ohne je überprüft zu werden.
- Was spart am schnellsten?
- Die Einladungsliste kürzen. Teilnehmerzahl und Dauer wirken in der Formel gleich, doch Personen lassen sich meist leichter streichen als Minuten — und wer nur zum Informiertbleiben kommt, ist mit einem Protokoll besser bedient.